Pět rad, jak si nenechat zničit život e-mailem
|

Pět rad, jak si nenechat zničit život e-mailem

Není to tak dávno, co komunikace mezi jednotlivými společnostmi či firmou a jejími zákazníky probíhala výhradně pomocí dopisního papíru. Příchod internetu a masivní rozšíření e-mailu způsobily revoluci v mezilidské komunikaci. Bohužel ne všechny změny byly k lepšímu. Rychlost výměny informací všeho druhu sice raketově vzrostla, spolu s tím ale začal nekontrolovaně nabobtnávat také jejich objem. Co dělat, abyste se nestali novodobými otroky e-mailů?

Internet Komunikace

1. Nenechte se zbytečně obtěžovat

Pokaždé, když se na vašem monitoru objeví malá notifikační bublina oznamující přijetí nového e-mailu, se přestanete soustředit a nezačnete znovu naplno pracovat, dokud si zprávu nepřečtete. Tomu se dá jednoduše zabránit tím, že upozornění na nové zprávy vypnete a spolu s tím si přesně stanovíte čas, kdy budete svoji schránku pravidelně kontrolovat.

Ideální je, když si určíte, že budete nové zprávy číst vždy ráno po příchodu do práce, poté zhruba v polovině dne po obědě, kdy se budete po pauze dostávat zpět do tempa, a naposledy odpoledne zhruba půl hodiny před odchodem z kanceláře. A nebojte se, ani když nové e-maily nebudete číst každých pět minut, o nic nepřijdete. Pokud by od vás totiž někdo potřeboval opravdu rychlou reakci, zatelefonoval by vám nebo by vás upozornil SMS zprávou.

2. Předcházejte přílivu laviny zpráv

Jedním z nejefektivnějších způsobů, jak výrazným způsobem omezit množství příchozích e-mailů, je redukovat počet odchozích zpráv, na které vaši kolegové či přátelé mohou reagovat. Slíbíte-li při osobním setkání někomu z kanceláře na druhém konci města, že mu do konce týdne pošlete vypracované podklady k jisté záležitosti, potvrďte to raději ještě jedním e-mailem. Stačí, když napíšete, že dokumenty pošlete v průběhu pátečního odpoledne. Tím se předejde vzniku situace, ve které vás tento člověk bude již od čtvrtečního večera bombardovat desítkami zoufalých zpráv.

Stále více se mezi lidmi komunikujícími takřka výhradně pomocí e-mailů rozmáhá i zvyk "e-mailového esemeskování", kdy se délka celého sdělení upraví tak, aby se informace vešla do předmětu zprávy. Stačí pak, když předmět ukončíte slovy KONEC ZPRÁVY, takže jeho příjemce hned ví, že ho nemusí otevírat, protože se již vše podstatné dozvěděl.

3. Nechejte za sebe psát počítač

Přečtěte si někdy krátce po sobě dva nebo tři libovolné e-maily, které jste v posledním týdnu poslali, a zkuste v nich najít opakovaně užívané fráze a věty. Budete se divit, kolik stejných pasáží budou zprávy obsahovat. Toho lze na počítačích s operačním systémem Windows jednoduše využít například pomocí programu PhraseExpress, který si dokáže zapamatovat nejpoužívanější fráze a ty při psaní automaticky dokončovat. Stejně tak tomuto programu můžete vysvětlit, že za vás má při zahájení e-mailu místo písmen "dd" automaticky napsat "Dobrý den".

Vhodné je také využívání automatických podpisů, které na konec zpráv umí vkládat každý e-mailový klient, a dokonce již i téměř každé webové rozhraní poskytovatele e-mailových služeb. Nevěřili byste, kolik času lze ušetřit tím, že na konec každé zprávy nebudete muset vypisovat své jméno, příjmení, pracovní pozici a telefonní číslo.

4. Dostaňte pod kontrolu newslettery

Newslettery jsou vedle spamů snad tou nejvíce obtěžující věcí, která na vás v e-mailových schránkách číhá. Dvojnásob to platí v případech, kdy jste si na 99 % jisti, že pravidelná hlášení a nabídky dostáváte i od firem a služeb, kterým jste svoji e-mailovou adresu nikdy nesvěřili. Bez ohledu na to, zda jste se k odběru novinek přihlásili vědomě, mají zasilatelé těchto e-mailů povinnost příjemce informovat o možnosti jednoduchého ukončení jejich odběru.

Využíváte-li emailovou schránku zřízenou přes Gmail, Google Apps, AOL, Yahoo! nebo Hotmail, můžete se z přijímání nezajímavých či irelevantních newsletterů jednoduše vyvázat pomocí služby Unroll.me. Ta vyfiltruje všechny vaše e-maily obsahující kromě informačního, obchodního či reklamního sdělení obsahují také odkaz označený anglickým slovíčkem "Unsubscribe", pod kterým se skrývá cesta ke konci odběru těchto e-mailů. Odhlásit česky psané newslettery bohužel Unroll.me zatím neumí, a tak v tomto případě nezbývá, než na konci zpráv nadále pátrat po odkazu "Odhlásit se z odběru".

5. Oddělte striktně profesní a soukromý život

Svoji e-mailovou adresu byste měli stejně jako třeba rodné číslo považovat za citlivý osobní údaj a podle toho byste s ní také měli zacházet. Důsledně byste kromě toho také měli rozlišovat mezi osobní a pracovní korespondencí a tyto dva komunikační kanály byste nikdy neměli nechat procházet jedinou e-mailovou schránkou. Vždy byste tak měli mít minimálně dvě e-mailové adresy, jednu pro komunikaci s kolegy, zákazníky a klienty a druhou pro ryze osobní účely.

Od věci není ani využívání třetí e-mailové schránky určené pro jednorázové registrace, které mohou být potenciálním zdrojem nevyžádaného spamu či jiných obtěžujících zpráv. V tomto případě se navíc nemusíte ani zatěžovat povinností pamatovat si další adresu a heslo. Se službami guerrillamail.com nebo mailinator.com si můžete bez registrace během několika málo vteřin vytvořit neomezený počet e-mailových schránek, do nichž si můžete nechat zasílat například validační maily služeb, které chcete vyzkoušet, abyste zjistili, zda vám vůbec k něčemu budou. Přesvědčíte-li se poté o jejich spolehlivosti a bezpečnosti, můžete registraci zopakovat se svým skutečným e-mailem.

Zdroj: Yahoo!
Americké akcie se v pondělí na směru neshodly, technologický index…
Americké akcie se v pondělí na směru neshodly, technologický index…
včera v 22:30

Americké akcie se v pondělí na směru neshodly, technologický index Nasdaq Composite skončil na novém maximu

Akcie na trzích ve Spojených státech v pondělí klesaly pod vlivem ztrát farmaceutického gigantu Johnson & Johnson,...
Americké akcie Shrnutí obchodování v USA
Fiat zvýší ve své srbské divizi mzdy o 9,5 %
včera v 21:20

Fiat zvýší ve své srbské divizi mzdy o 9,5 %

Italská automobilka Fiat zvýší o 9,5 % mzdy zaměstnanců ve své srbské divizi. Je to výsledek dohody s odbory, které v...
Evropské akcie Auta Platy a osobní ohodnocení
Lagardeová: MMF by se za deset let mohl přestěhovat do Číny
včera v 20:52

Lagardeová: MMF by se za deset let mohl přestěhovat do Číny

Mezinárodní měnový fond by se za deset let mohl přestěhovat z USA do Číny. Mohlo by k tomu dojít, pokud bude...
Mezinárodní měnový fond Čína
WTO: Kroky k uvolnění obchodu převažují nad restrikcemi
včera v 19:38

WTO: Kroky k uvolnění obchodu převažují nad restrikcemi

Od zvolení Donalda Trumpa prezidentem Spojených států bylo ve světě učiněno více kroků k uvolnění mezinárodního...
Světová ekonomika Donald Trump Mezinárodní obchod
Bundesbank: Nízké úroky ušetřily zemím eurozóny téměř bilion eur
včera v 18:44

Bundesbank: Nízké úroky ušetřily zemím eurozóny téměř bilion eur

Členské země eurozóny díky nízkým úrokovým sazbám ušetřily od vypuknutí globální finanční krize v roce 2008 téměř...
Eurozóna Úrokové sazby
Evropské burzy se v pondělí na směru neshodly, výrazně ztratil…
Evropské burzy se v pondělí na směru neshodly, výrazně ztratil…
včera v 18:00

Evropské burzy se v pondělí na směru neshodly, výrazně ztratil automobilový sektor

Evropské akciové trhy v úvodu nového týdne uzavřely smíšeně. Pod tlakem byly akcie velkých evropských automobilek, u...
Evropské akcie Shrnutí evropského obchodování
Srbsko a firma Rio Tinto jsou blíže dohodě o možné těžbě lithia
včera v 17:30

Srbsko a firma Rio Tinto jsou blíže dohodě o možné těžbě lithia

Nadnárodní těžařský gigant Rio Tinto se v pondělí se srbskou vládou dohodl na urychlení těžby lithia v Srbsku....
Srbsko Těžba Lithium
Sucho v Itálii ovlivní produkci vína, oliv či parmezánu
včera v 17:08

Sucho v Itálii ovlivní produkci vína, oliv či parmezánu

Nebývalé sucho, které v posledních týdnech sužuje Itálii, postihlo dvě třetiny zemědělské půdy a tamním farmářům...
Itálie Potraviny Zemědělství
Pražská burza v úvodu týdne stoupla, dařilo se finančním titulům
Pražská burza v úvodu týdne stoupla, dařilo se finančním titulům
včera v 16:45

Pražská burza v úvodu týdne stoupla, dařilo se finančním titulům

Pražská burza se v pondělí odrazila od ztráty ze závěru minulého týdne, když index PX zpevnil o 0,35 % na 1 007,67...
Akcie ČR Shrnutí obchodování v ČR
Řecko se po třech letech vrací na dluhopisové trhy
Řecko se po třech letech vrací na dluhopisové trhy
včera v 16:20

Řecko se po třech letech vrací na dluhopisové trhy

Řecko se po tříleté přestávce vrací na dluhopisové trhy. Ministerstvo financí v Aténách v pondělí oznámilo, že hodlá...
Řecko Dluhopisový trh Státní dluhopisy
USA: Index nákupních manažerů ve zpracovatelském sektoru v červenci…
včera v 15:47

USA: Index nákupních manažerů ve zpracovatelském sektoru v červenci podle předběžných dat stoupl na 53,2 bodu, tempo růstu sektoru služeb stagnovalo

Index nákupních manažerů ve zpracovatelském sektoru USA v červenci podle předběžných údajů společnosti Markit stoupl...
Spojené státy americké (USA) Americká ekonomika Indexy nákupních manažerů
Německo chce kvůli kauze s turbínami na Krymu rozšířit sankce
včera v 15:19

Německo chce kvůli kauze s turbínami na Krymu rozšířit sankce

Německo prosazuje, aby se na sankčním seznamu Evropské unie ocitly další čtyři osoby v souvislosti s dodávkou turbín...
Německo Rusko Ukrajina
Ze světa investičních doporučení (24. července)
včera v 15:00

Ze světa investičních doporučení (24. července)

Které akcie si v pondělí vysloužily pozornost analytiků? Nabízíme přehled vybraných nových a upravených investičních...
Americké akcie Evropské akcie Investiční doporučení
EK se obává, že nové protiruské sankce USA ohrozí energetiku unie
včera v 14:47

EK se obává, že nové protiruské sankce USA ohrozí energetiku unie

Evropská komise s určitým znepokojením sleduje přípravu nových protiruských sankcí ve Spojených státech, které mohou...
Evropská unie Rusko Energetika
Kanada: Velkoobchodní tržby v květnu stouply o 0,9 %
včera v 14:32

Kanada: Velkoobchodní tržby v květnu stouply o 0,9 %

Kanadské velkoobchodní tržby se v květnu zvýšily o 0,9 % po růstu o 0,8 % v předchozím měsíci. Analytici očekávali...
Kanada Tržby
Výbor těžařů ropy je v případě potřeby pro delší redukci dodávek
Výbor těžařů ropy je v případě potřeby pro delší redukci dodávek
včera v 14:16

Výbor těžařů ropy je v případě potřeby pro delší redukci dodávek

Výbor složený ze zástupců Organizace zemí vyvážejících ropu (OPEC) a některých dalších těžařských států doporučuje,...
Ropa Komodity Těžba
Vláda definitivně schválila, že se Praha pokusí získat sídlo EBA
Vláda definitivně schválila, že se Praha pokusí získat sídlo EBA
včera v 13:59

Vláda definitivně schválila, že se Praha pokusí získat sídlo EBA

Česko se pokusí po odchodu Velké Británie z Evropské unie získat pro Prahu sídlo Evropského bankovního úřadu (EBA)....
Česká republika Spojené království Banky
Rusko plánuje další elektrárnu na anektovaném poloostrově Krym
Rusko plánuje další elektrárnu na anektovaném poloostrově Krym
včera v 13:46

Rusko plánuje další elektrárnu na anektovaném poloostrově Krym

Rusko vyhlásí tendr na výstavbu nové elektrárny na poloostrově Krym, který anektovalo v roce 2014. Podle agentury...
Rusko Ukrajina Energetika