Jak napsat e-mail, abyste dostali kladnou odpověď
|

Jak napsat e-mail, abyste dostali kladnou odpověď

Mezilidská komunikace prošla v posledních letech a desetiletích obrovským vývojem. S nástupem internetu a mobilních telefonů lidé z časových důvodů začali dávat přednost komunikaci na dálku. I v generaci dnešních čtyřicátníků a padesátníků byste tak jen stěží hledali někoho, kdo ve svém životě ještě nikdy neposlal e-mail. Málokdo si ale uvědomuje, že elektronická komunikace je umění, kterému je třeba se naučit.

Psychologie Komunikace

Pomocí e-mailů dnes vyřizujeme naprostou většinu záležitostí. Komunikujeme tak nejen se svými přáteli a kolegy z práce, ale i donedávna virtuálně nedostupnými úřady a byrokracií zatíženými bankami. Pokud se v blízké době chystáte psát e-mail s žádostí o radu nebo požadavkem na zprostředkování libovolné služby, dobře si zapamatujte následujících šest kroků.

1. Používejte důvěryhodnou e-mailovou adresu

První věc, které si příjemce vašeho e-mailu všimne, je adresa, ze které mu zpráva přišla. Manželce klidně piště ze schránky s vaší přezdívkou, všechny ostatní e-maily však odesílejte výhradně z adresy, ve které je obsaženo vaše jméno. Odešlete-li odpověď na nabídku práce z adresy forrestgump@neco.cz, můžete si být takřka jisti, že se zpětné reakce nedočkáte. Jména filmových hrdinů jsou stejně jako hypokoristika, tedy zdrobněliny a domácké obměny osobních jmen, přísně zakázaná.

Jste-li ochotni do sebe investovat kolem pěti set korun ročně, neváhejte a pořiďte si vlastní internetovou doménu, na které si můžete zřídit prakticky neomezený počet e-mailových schránek. Uznejte, že adresa info@adamnovak.cz vypadá profesionálně a mezi zprávami odeslanými ze Seznamu nebo Googlu adresáta okamžitě zaujme.

2. Dejte si záležet na předmětu zprávy

Pokud je adresa, ze které byl e-mail odeslán, tím prvním, čeho si jeho příjemce všimne, je druhou věcí, kterou adresát vidí, předmět zprávy. Ten je mnohdy ještě důležitější než samotná adresa odesílatele, protože se podle něj člověk rozhoduje, zda e-mail vůbec otevře. Zkuste si vzpomenout, podle čeho identifikujete spamy, které propadly vaším bezpečnostním filtrem. Většina lidí okamžitě zbystří, když byť jen koutkem oka zahlédnou v kolonce "předmět" slova jako win, lottery, money nebo sex.

Předmět je zkrátka klíčovým elementem každého e-mailu a uškodit vám nemusí jen výše uvedené spolehlivé identifikátory spamu. Vyhněte se dlouhým větám a zapomeňte i na univerzální označení typu "Žádost o radu". Snažte se naopak vždy zvolit krátké a především výstižné označení, aby adresát zprávy ještě před jejím otevřením věděl, na co se jej ptáte, či co od něj požadujete.

3. Příliš se nerozepisujte a běžte přímo k věci

Buďte si jisti, že takřka nikdo vaše e-maily nečte od začátku do konce. Zaměstnancům ani podnikatelům příliš volného času nezbývá, a tak se není čemu divit, že ze všeho nejvíce nesnášejí zdržování a vyprázdněné řečnění.

Buďte při psaní e-mailu co nejstručnější a omezte vše nepodstatné na naprosté minimum. Ideální je pracovat s limitem, který říká, že byste vše důležité měli vystihnout maximálně v pěti větách. Odesláním několikastránkového e-mailu zbytečně riskujete, že vaše žádost o radu skončí ihned po otevření v koši. Pokud váš e-mailový klient podporuje formátování textu, využívejte tučné a podtržené písmo, abyste adresátovi přesně řekli, které pasáži má věnovat největší pozornost. Lidé také ocení, když svůj požadavek či žádost o radu na konci e-mailu ještě jednou na samostatném řádku zopakujete a označíte jako "Požadavek:" či "Dotaz:".

4. Nechte vyniknout svoji osobnost

Používáte při e-mailové komunikaci zcela běžně předpřipravené zprávy? Tak s tím okamžitě přestaňte. Být stručný v žádném případě neznamená být chladný a nudný. Na neosobní a unifikované e-maily jsou lidé takřka alergičtí. Jen si zkuste vzpomenout na poslední dopis, který vám přišel z banky a začínal oslovením "Vážená paní, vážený pane". Četli jste ho vůbec, nebo putoval z poštovní schránky přímo do koše?

Lidé mají rádi osobní přístup, oslovení jménem nebo vyjádření pochvaly či obdivu. Buďte zkrátka při psaní e-mailu sami sebou. Nesnažte se vyjadřovat jako úřednický matador, který i ve svém osobním životě mluví jako postava z Havlovy Zahradní slavnosti. Chovejte se ke svému protějšku i v elektronické komunikaci přátelsky a uctivě zároveň, buďte profesionální i zábavní. Na e-mail, ze kterého na první pohled vyzařuje váš zájem, budou lidé odpovídat s radostí.

5. Dovoluje-li to situace, určete pro odpověď deadline

Většina lidí se při psaní e-mailu spoléhá na to, že jim jeho adresát automaticky odpoví ještě téhož dne. Málokdo si ale dokáže představit, kolik e-mailů denně někteří lidé musí vyřizovat. Nepíšete-li o radu zrovna řediteli společnosti, v níž pracujete, nebojte se v textu uvést, v jakém časovém horizontu odpověď očekáváte. Nemusíte nutně uvádět konkrétní den či hodinu, stačí, když napíšete, že byste reakci potřebovali v horizontu tří dnů nebo například týdne.

Vytížení lidé vám budou za každý deadline vděční a naprostá většina z nich si při čtení takového e-mailu okamžitě udělá poznámku do svého diáře. V opačném případě se vaše zpráva v 99 % případů ocitne ve složce "Vyřídit později", odkud již s trochou nadsázky není návratu.

6. Před odesláním si zprávu prohlédněte v mobilním telefonu

Ačkoli se chytré telefony v posledních letech staly běžnou součástí našich životů, většina lidí stále při psaní e-mailů používá raději klasické počítače a notebooky. Plnohodnotná hardwarová klávesnice zkrátka stále skrývá jisté přednosti, které ani dotykové ovládání mobilů nahradit nedokázalo. Když však jde o čtení e-mailů, dává většina lidí přednost právě přenosným zařízením.

Vždy, než svůj dotaz či požadavek odešlete, proto danou zprávu nechte doručit do vlastní e-mailové schránky a zkontrolujte ji na mobilním telefonu či tabletu. Rozsah zprávy, který na velkém monitoru klasického počítače vypadá jako přijatelný, se na malém displeji mobilního telefonu často promění v román, jehož délka od čtení odradí i zaryté knihomoly.

Zdroj: 99u.com
The Economist: Ruská ekonomika je izolovaná od globálního kolapsu
The Economist: Ruská ekonomika je izolovaná od globálního kolapsu
včera v 21:48

The Economist: Ruská ekonomika je izolovaná od globálního kolapsu

Vladimir Putin se nepochybně cítí samolibě. Ruská ekonomika by měla být v krizi, ale není. COVID-19 nyní vyvolává...
Rusko Ekonomické a politické hrozby Koronavirus
Rosněfť končí své aktivity ve Venezuele, čeká konec amerických sankcí
včera v 19:51

Rosněfť končí své aktivity ve Venezuele, čeká konec amerických sankcí

Státem kontrolovaná ruská ropná společnost Rosněfť oznámila ukončení svého podnikání ve Venezuele. Svá aktiva v této...
Venezuela Rusko Ropa
Schillerová: Stát bude hradit skutečnou škodu, ušlý zisk nikoli
včera v 17:23

Schillerová: Stát bude hradit skutečnou škodu, ušlý zisk nikoli

Stát bude hradit skutečnou škodu, která lidem vznikne kvůli opatřením proti koronavirové epidemii. Ministryně financí...
Česká republika Česká ekonomika Podpora ekonomiky
Japonský premiér slíbil zmírnit dopady pandemie na ekonomiku
včera v 17:06

Japonský premiér slíbil zmírnit dopady pandemie na ekonomiku

Japonský premiér Šinzó Abe slíbil bezprecedentní balíček kroků, které mají zmírnit dopady pandemie koronaviru na...
Japonsko Asijská ekonomika Koronavirus
Společnost OneWeb požádala o bankrotovou ochranu před věřiteli
včera v 15:21

Společnost OneWeb požádala o bankrotovou ochranu před věřiteli

Společnost OneWeb, která plánovala vytvořit celosvětovou satelitní internetovou síť, požádala ve Spojených státech o...
Internet Bankrot Spojené státy americké (USA)
Italský premiér vyzval EU ke společným dluhopisům, Evropská komise to…
včera v 14:39

Italský premiér vyzval EU ke společným dluhopisům, Evropská komise to odmítá

Italský premiér Giuseppe Conte vyzval Evropskou unii, aby začala vydávat "evropské dluhopisy pro oživení ekonomiky",...
Evropská unie Ekonomické a politické hrozby Koronavirus
Von der Leyenová se kvůli koronaviru obává o soudržnost EU
Von der Leyenová se kvůli koronaviru obává o soudržnost EU
včera v 12:08

Von der Leyenová se kvůli koronaviru obává o soudržnost EU

Předsedkyně Evropské komise Ursula von der Leyenová se kvůli krizi způsobené koronavirem obává o soudružnost Evropské...
Evropská unie Ekonomické a politické hrozby Koronavirus
Podle České spořitelny český HDP letos spadne o 4,2-9,9 %,…
Podle České spořitelny český HDP letos spadne o 4,2-9,9 %,…
včera v 11:25

Podle České spořitelny český HDP letos spadne o 4,2-9,9 %, Raiffeisenbank varuje před ještě hlubším poklesem

V případě, že omezení ekonomiky kvůli opatřením proti šíření koronaviru budou trvat většinu druhého čtvrtletí, česká...
Česká republika Česká ekonomika Koronavirus
Trump slíbil, že USA vyrobí 100 tisíc plicních ventilátorů
včera v 11:22

Trump slíbil, že USA vyrobí 100 tisíc plicních ventilátorů

Americký prezident Donald Trump v noci na sobotu prohlásil, že Spojené státy vyrobí za 100 dní 100 tisíc plicních...
Spojené státy americké (USA) Koronavirus Zdravotnictví a zdravotní péče
Český rozhlas: Vnitro popírá existenci analýzy, o níž mluvila…
včera v 11:07

Český rozhlas: Vnitro popírá existenci analýzy, o níž mluvila Schillerová v souvislosti se změnou právního základu nouzových opatření

Ministerstvo vnitra popírá, že zpracovalo analýzu změny právního základu nouzových opatření, která vyhlásila vláda...
Česká republika Česká ekonomika Byznys a podnikání
Airbnb šetří, pozastavuje marketingové aktivity
včera v 10:02

Airbnb šetří, pozastavuje marketingové aktivity

Americká společnost Airbnb, která zprostředkovává ubytování v soukromí, pozastavila veškeré své marketingové aktivity...
Sdílená ekonomika Koronavirus
Agentura Fitch kvůli koronaviru snížila úvěrový rating Británie
Agentura Fitch kvůli koronaviru snížila úvěrový rating Británie
včera v 08:33

Agentura Fitch kvůli koronaviru snížila úvěrový rating Británie

Mezinárodní ratingová agentura Fitch Ratings zhoršila hodnocení úvěrové spolehlivosti Británie o jeden stupeň na...
Spojené království Koronavirus Rating
Trump kritizuje General Motors kvůli plicním ventilátorům
27. 3. 2020 21:42

Trump kritizuje General Motors kvůli plicním ventilátorům

Spojené státy nakoupily velké množství plicních ventilátorů, které jsou klíčové při záchraně pacientů s koronavirem....
Spojené státy americké (USA) Donald Trump Zdravotnictví a zdravotní péče
Americké akcie v pátek oslabily, za celý týden však hlavní indexy…
Americké akcie v pátek oslabily, za celý týden však hlavní indexy…
27. 3. 2020 21:30

Americké akcie v pátek oslabily, za celý týden však hlavní indexy výrazně vzrostly

Americké akcie v pátek po předchozím vysokém třídenním růstu oslabily. Znovu se objevily obavy o další osud americké...
Americké akcie Shrnutí obchodování v USA
Firmy čelí tlaku, aby kvůli koronaviru nevyplácely dividendy
27. 3. 2020 20:56

Firmy čelí tlaku, aby kvůli koronaviru nevyplácely dividendy

Firmy prakticky na celém světě čelí tlaku, aby kvůli koronaviru preventivně nevyplácely dividendy. Ve Francii o to...
Dividendy Zpětné odkupy akcií Světové akcie
Goldman Sachs: Ekonomika Latinské Ameriky letos klesne nejvíce za 75…
27. 3. 2020 20:47

Goldman Sachs: Ekonomika Latinské Ameriky letos klesne nejvíce za 75 let

Ekonomika Latinské Ameriky letos kvůli koronavirové pandemii sklouzne do nejhlubší recese od druhé světové války....
Latinská Amerika Hospodářský růst HDP
Sněmovna reprezentantů USA schválila balík stimulačních opatření za 2…
Sněmovna reprezentantů USA schválila balík stimulačních opatření za 2…
27. 3. 2020 18:43

Sněmovna reprezentantů USA schválila balík stimulačních opatření za 2,2 bilionu dolarů, dokument následně podepsal Trump

(AKTUALIZOVÁNO) Americká Sněmovna reprezentantů v pátek schválila návrh zákona na podporu ekonomiky zasažené pandemií...
Spojené státy americké (USA) Americká ekonomika Podpora ekonomiky
MMF: Globální ekonomika letos kvůli pandemii koronaviru klesne
MMF: Globální ekonomika letos kvůli pandemii koronaviru klesne
27. 3. 2020 18:18

MMF: Globální ekonomika letos kvůli pandemii koronaviru klesne

Globální ekonomika v letošním roce kvůli globální pandemii nemoci COVID-19 klesne a mimořádně vysoký počet zemí bude...
Mezinárodní měnový fond Hospodářský růst Světová ekonomika
Evropské akciové indexy v pátek klesly i o více než 5 %, v týdenním…
Evropské akciové indexy v pátek klesly i o více než 5 %, v týdenním…
27. 3. 2020 18:00

Evropské akciové indexy v pátek klesly i o více než 5 %, v týdenním horizontu ale skončily v plusu

Obchodování na západoevropských burzách začalo v pátek v červených číslech. Přetlak byl před víkendem na straně...
Evropské akcie Shrnutí obchodování v Evropě
Prometeia: Italský HDP klesne o 6,5 procenta, zadlužení vzroste
Prometeia: Italský HDP klesne o 6,5 procenta, zadlužení vzroste
27. 3. 2020 17:38

Prometeia: Italský HDP klesne o 6,5 procenta, zadlužení vzroste

Hrubý domácí produkt (HDP) Itálie v letošním roce kvůli negativním dopadům koronaviru klesne o 6,5 %. Zadlužení země...
Itálie HDP Koronavirus