Pět rad, jak si nenechat zničit život e-mailem
|

Pět rad, jak si nenechat zničit život e-mailem

Není to tak dávno, co komunikace mezi jednotlivými společnostmi či firmou a jejími zákazníky probíhala výhradně pomocí dopisního papíru. Příchod internetu a masivní rozšíření e-mailu způsobily revoluci v mezilidské komunikaci. Bohužel ne všechny změny byly k lepšímu. Rychlost výměny informací všeho druhu sice raketově vzrostla, spolu s tím ale začal nekontrolovaně nabobtnávat také jejich objem. Co dělat, abyste se nestali novodobými otroky e-mailů?

Internet Komunikace

1. Nenechte se zbytečně obtěžovat

Pokaždé, když se na vašem monitoru objeví malá notifikační bublina oznamující přijetí nového e-mailu, se přestanete soustředit a nezačnete znovu naplno pracovat, dokud si zprávu nepřečtete. Tomu se dá jednoduše zabránit tím, že upozornění na nové zprávy vypnete a spolu s tím si přesně stanovíte čas, kdy budete svoji schránku pravidelně kontrolovat.

Ideální je, když si určíte, že budete nové zprávy číst vždy ráno po příchodu do práce, poté zhruba v polovině dne po obědě, kdy se budete po pauze dostávat zpět do tempa, a naposledy odpoledne zhruba půl hodiny před odchodem z kanceláře. A nebojte se, ani když nové e-maily nebudete číst každých pět minut, o nic nepřijdete. Pokud by od vás totiž někdo potřeboval opravdu rychlou reakci, zatelefonoval by vám nebo by vás upozornil SMS zprávou.

2. Předcházejte přílivu laviny zpráv

Jedním z nejefektivnějších způsobů, jak výrazným způsobem omezit množství příchozích e-mailů, je redukovat počet odchozích zpráv, na které vaši kolegové či přátelé mohou reagovat. Slíbíte-li při osobním setkání někomu z kanceláře na druhém konci města, že mu do konce týdne pošlete vypracované podklady k jisté záležitosti, potvrďte to raději ještě jedním e-mailem. Stačí, když napíšete, že dokumenty pošlete v průběhu pátečního odpoledne. Tím se předejde vzniku situace, ve které vás tento člověk bude již od čtvrtečního večera bombardovat desítkami zoufalých zpráv.

Stále více se mezi lidmi komunikujícími takřka výhradně pomocí e-mailů rozmáhá i zvyk "e-mailového esemeskování", kdy se délka celého sdělení upraví tak, aby se informace vešla do předmětu zprávy. Stačí pak, když předmět ukončíte slovy KONEC ZPRÁVY, takže jeho příjemce hned ví, že ho nemusí otevírat, protože se již vše podstatné dozvěděl.

3. Nechejte za sebe psát počítač

Přečtěte si někdy krátce po sobě dva nebo tři libovolné e-maily, které jste v posledním týdnu poslali, a zkuste v nich najít opakovaně užívané fráze a věty. Budete se divit, kolik stejných pasáží budou zprávy obsahovat. Toho lze na počítačích s operačním systémem Windows jednoduše využít například pomocí programu PhraseExpress, který si dokáže zapamatovat nejpoužívanější fráze a ty při psaní automaticky dokončovat. Stejně tak tomuto programu můžete vysvětlit, že za vás má při zahájení e-mailu místo písmen "dd" automaticky napsat "Dobrý den".

Vhodné je také využívání automatických podpisů, které na konec zpráv umí vkládat každý e-mailový klient, a dokonce již i téměř každé webové rozhraní poskytovatele e-mailových služeb. Nevěřili byste, kolik času lze ušetřit tím, že na konec každé zprávy nebudete muset vypisovat své jméno, příjmení, pracovní pozici a telefonní číslo.

4. Dostaňte pod kontrolu newslettery

Newslettery jsou vedle spamů snad tou nejvíce obtěžující věcí, která na vás v e-mailových schránkách číhá. Dvojnásob to platí v případech, kdy jste si na 99 % jisti, že pravidelná hlášení a nabídky dostáváte i od firem a služeb, kterým jste svoji e-mailovou adresu nikdy nesvěřili. Bez ohledu na to, zda jste se k odběru novinek přihlásili vědomě, mají zasilatelé těchto e-mailů povinnost příjemce informovat o možnosti jednoduchého ukončení jejich odběru.

Využíváte-li emailovou schránku zřízenou přes Gmail, Google Apps, AOL, Yahoo! nebo Hotmail, můžete se z přijímání nezajímavých či irelevantních newsletterů jednoduše vyvázat pomocí služby Unroll.me. Ta vyfiltruje všechny vaše e-maily obsahující kromě informačního, obchodního či reklamního sdělení obsahují také odkaz označený anglickým slovíčkem "Unsubscribe", pod kterým se skrývá cesta ke konci odběru těchto e-mailů. Odhlásit česky psané newslettery bohužel Unroll.me zatím neumí, a tak v tomto případě nezbývá, než na konci zpráv nadále pátrat po odkazu "Odhlásit se z odběru".

5. Oddělte striktně profesní a soukromý život

Svoji e-mailovou adresu byste měli stejně jako třeba rodné číslo považovat za citlivý osobní údaj a podle toho byste s ní také měli zacházet. Důsledně byste kromě toho také měli rozlišovat mezi osobní a pracovní korespondencí a tyto dva komunikační kanály byste nikdy neměli nechat procházet jedinou e-mailovou schránkou. Vždy byste tak měli mít minimálně dvě e-mailové adresy, jednu pro komunikaci s kolegy, zákazníky a klienty a druhou pro ryze osobní účely.

Od věci není ani využívání třetí e-mailové schránky určené pro jednorázové registrace, které mohou být potenciálním zdrojem nevyžádaného spamu či jiných obtěžujících zpráv. V tomto případě se navíc nemusíte ani zatěžovat povinností pamatovat si další adresu a heslo. Se službami guerrillamail.com nebo mailinator.com si můžete bez registrace během několika málo vteřin vytvořit neomezený počet e-mailových schránek, do nichž si můžete nechat zasílat například validační maily služeb, které chcete vyzkoušet, abyste zjistili, zda vám vůbec k něčemu budou. Přesvědčíte-li se poté o jejich spolehlivosti a bezpečnosti, můžete registraci zopakovat se svým skutečným e-mailem.

Zdroj: Yahoo!
The Economist: Ruská ekonomika je izolovaná od globálního kolapsu
The Economist: Ruská ekonomika je izolovaná od globálního kolapsu
včera v 21:48

The Economist: Ruská ekonomika je izolovaná od globálního kolapsu

Vladimir Putin se nepochybně cítí samolibě. Ruská ekonomika by měla být v krizi, ale není. COVID-19 nyní vyvolává...
Rusko Ekonomické a politické hrozby Koronavirus
Rosněfť končí své aktivity ve Venezuele, čeká konec amerických sankcí
včera v 19:51

Rosněfť končí své aktivity ve Venezuele, čeká konec amerických sankcí

Státem kontrolovaná ruská ropná společnost Rosněfť oznámila ukončení svého podnikání ve Venezuele. Svá aktiva v této...
Venezuela Rusko Ropa
Schillerová: Stát bude hradit skutečnou škodu, ušlý zisk nikoli
včera v 17:23

Schillerová: Stát bude hradit skutečnou škodu, ušlý zisk nikoli

Stát bude hradit skutečnou škodu, která lidem vznikne kvůli opatřením proti koronavirové epidemii. Ministryně financí...
Česká republika Česká ekonomika Podpora ekonomiky
Japonský premiér slíbil zmírnit dopady pandemie na ekonomiku
včera v 17:06

Japonský premiér slíbil zmírnit dopady pandemie na ekonomiku

Japonský premiér Šinzó Abe slíbil bezprecedentní balíček kroků, které mají zmírnit dopady pandemie koronaviru na...
Japonsko Asijská ekonomika Koronavirus
Společnost OneWeb požádala o bankrotovou ochranu před věřiteli
včera v 15:21

Společnost OneWeb požádala o bankrotovou ochranu před věřiteli

Společnost OneWeb, která plánovala vytvořit celosvětovou satelitní internetovou síť, požádala ve Spojených státech o...
Internet Bankrot Spojené státy americké (USA)
Italský premiér vyzval EU ke společným dluhopisům, Evropská komise to…
včera v 14:39

Italský premiér vyzval EU ke společným dluhopisům, Evropská komise to odmítá

Italský premiér Giuseppe Conte vyzval Evropskou unii, aby začala vydávat "evropské dluhopisy pro oživení ekonomiky",...
Evropská unie Ekonomické a politické hrozby Koronavirus
Von der Leyenová se kvůli koronaviru obává o soudržnost EU
Von der Leyenová se kvůli koronaviru obává o soudržnost EU
včera v 12:08

Von der Leyenová se kvůli koronaviru obává o soudržnost EU

Předsedkyně Evropské komise Ursula von der Leyenová se kvůli krizi způsobené koronavirem obává o soudružnost Evropské...
Evropská unie Ekonomické a politické hrozby Koronavirus
Podle České spořitelny český HDP letos spadne o 4,2-9,9 %,…
Podle České spořitelny český HDP letos spadne o 4,2-9,9 %,…
včera v 11:25

Podle České spořitelny český HDP letos spadne o 4,2-9,9 %, Raiffeisenbank varuje před ještě hlubším poklesem

V případě, že omezení ekonomiky kvůli opatřením proti šíření koronaviru budou trvat většinu druhého čtvrtletí, česká...
Česká republika Česká ekonomika Koronavirus
Trump slíbil, že USA vyrobí 100 tisíc plicních ventilátorů
včera v 11:22

Trump slíbil, že USA vyrobí 100 tisíc plicních ventilátorů

Americký prezident Donald Trump v noci na sobotu prohlásil, že Spojené státy vyrobí za 100 dní 100 tisíc plicních...
Spojené státy americké (USA) Koronavirus Zdravotnictví a zdravotní péče
Český rozhlas: Vnitro popírá existenci analýzy, o níž mluvila…
včera v 11:07

Český rozhlas: Vnitro popírá existenci analýzy, o níž mluvila Schillerová v souvislosti se změnou právního základu nouzových opatření

Ministerstvo vnitra popírá, že zpracovalo analýzu změny právního základu nouzových opatření, která vyhlásila vláda...
Česká republika Česká ekonomika Byznys a podnikání
Airbnb šetří, pozastavuje marketingové aktivity
včera v 10:02

Airbnb šetří, pozastavuje marketingové aktivity

Americká společnost Airbnb, která zprostředkovává ubytování v soukromí, pozastavila veškeré své marketingové aktivity...
Sdílená ekonomika Koronavirus
Agentura Fitch kvůli koronaviru snížila úvěrový rating Británie
Agentura Fitch kvůli koronaviru snížila úvěrový rating Británie
včera v 08:33

Agentura Fitch kvůli koronaviru snížila úvěrový rating Británie

Mezinárodní ratingová agentura Fitch Ratings zhoršila hodnocení úvěrové spolehlivosti Británie o jeden stupeň na...
Spojené království Koronavirus Rating
Trump kritizuje General Motors kvůli plicním ventilátorům
27. 3. 2020 21:42

Trump kritizuje General Motors kvůli plicním ventilátorům

Spojené státy nakoupily velké množství plicních ventilátorů, které jsou klíčové při záchraně pacientů s koronavirem....
Spojené státy americké (USA) Donald Trump Zdravotnictví a zdravotní péče
Americké akcie v pátek oslabily, za celý týden však hlavní indexy…
Americké akcie v pátek oslabily, za celý týden však hlavní indexy…
27. 3. 2020 21:30

Americké akcie v pátek oslabily, za celý týden však hlavní indexy výrazně vzrostly

Americké akcie v pátek po předchozím vysokém třídenním růstu oslabily. Znovu se objevily obavy o další osud americké...
Americké akcie Shrnutí obchodování v USA
Firmy čelí tlaku, aby kvůli koronaviru nevyplácely dividendy
27. 3. 2020 20:56

Firmy čelí tlaku, aby kvůli koronaviru nevyplácely dividendy

Firmy prakticky na celém světě čelí tlaku, aby kvůli koronaviru preventivně nevyplácely dividendy. Ve Francii o to...
Dividendy Zpětné odkupy akcií Světové akcie
Goldman Sachs: Ekonomika Latinské Ameriky letos klesne nejvíce za 75…
27. 3. 2020 20:47

Goldman Sachs: Ekonomika Latinské Ameriky letos klesne nejvíce za 75 let

Ekonomika Latinské Ameriky letos kvůli koronavirové pandemii sklouzne do nejhlubší recese od druhé světové války....
Latinská Amerika Hospodářský růst HDP
Sněmovna reprezentantů USA schválila balík stimulačních opatření za 2…
Sněmovna reprezentantů USA schválila balík stimulačních opatření za 2…
27. 3. 2020 18:43

Sněmovna reprezentantů USA schválila balík stimulačních opatření za 2,2 bilionu dolarů, dokument následně podepsal Trump

(AKTUALIZOVÁNO) Americká Sněmovna reprezentantů v pátek schválila návrh zákona na podporu ekonomiky zasažené pandemií...
Spojené státy americké (USA) Americká ekonomika Podpora ekonomiky
MMF: Globální ekonomika letos kvůli pandemii koronaviru klesne
MMF: Globální ekonomika letos kvůli pandemii koronaviru klesne
27. 3. 2020 18:18

MMF: Globální ekonomika letos kvůli pandemii koronaviru klesne

Globální ekonomika v letošním roce kvůli globální pandemii nemoci COVID-19 klesne a mimořádně vysoký počet zemí bude...
Mezinárodní měnový fond Hospodářský růst Světová ekonomika
Evropské akciové indexy v pátek klesly i o více než 5 %, v týdenním…
Evropské akciové indexy v pátek klesly i o více než 5 %, v týdenním…
27. 3. 2020 18:00

Evropské akciové indexy v pátek klesly i o více než 5 %, v týdenním horizontu ale skončily v plusu

Obchodování na západoevropských burzách začalo v pátek v červených číslech. Přetlak byl před víkendem na straně...
Evropské akcie Shrnutí obchodování v Evropě
Prometeia: Italský HDP klesne o 6,5 procenta, zadlužení vzroste
Prometeia: Italský HDP klesne o 6,5 procenta, zadlužení vzroste
27. 3. 2020 17:38

Prometeia: Italský HDP klesne o 6,5 procenta, zadlužení vzroste

Hrubý domácí produkt (HDP) Itálie v letošním roce kvůli negativním dopadům koronaviru klesne o 6,5 %. Zadlužení země...
Itálie HDP Koronavirus