Pět rad, jak si nenechat zničit život e-mailem

1. Nenechte se zbytečně obtěžovat

Pokaždé, když se na vašem monitoru objeví malá notifikační bublina oznamující přijetí nového e-mailu, se přestanete soustředit a nezačnete znovu naplno pracovat, dokud si zprávu nepřečtete. Tomu se dá jednoduše zabránit tím, že upozornění na nové zprávy vypnete a spolu s tím si přesně stanovíte čas, kdy budete svoji schránku pravidelně kontrolovat.

Ideální je, když si určíte, že budete nové zprávy číst vždy ráno po příchodu do práce, poté zhruba v polovině dne po obědě, kdy se budete po pauze dostávat zpět do tempa, a naposledy odpoledne zhruba půl hodiny před odchodem z kanceláře. A nebojte se, ani když nové e-maily nebudete číst každých pět minut, o nic nepřijdete. Pokud by od vás totiž někdo potřeboval opravdu rychlou reakci, zatelefonoval by vám nebo by vás upozornil SMS zprávou.

2. Předcházejte přílivu laviny zpráv

Jedním z nejefektivnějších způsobů, jak výrazným způsobem omezit množství příchozích e-mailů, je redukovat počet odchozích zpráv, na které vaši kolegové či přátelé mohou reagovat. Slíbíte-li při osobním setkání někomu z kanceláře na druhém konci města, že mu do konce týdne pošlete vypracované podklady k jisté záležitosti, potvrďte to raději ještě jedním e-mailem. Stačí, když napíšete, že dokumenty pošlete v průběhu pátečního odpoledne. Tím se předejde vzniku situace, ve které vás tento člověk bude již od čtvrtečního večera bombardovat desítkami zoufalých zpráv.

Stále více se mezi lidmi komunikujícími takřka výhradně pomocí e-mailů rozmáhá i zvyk "e-mailového esemeskování", kdy se délka celého sdělení upraví tak, aby se informace vešla do předmětu zprávy. Stačí pak, když předmět ukončíte slovy KONEC ZPRÁVY, takže jeho příjemce hned ví, že ho nemusí otevírat, protože se již vše podstatné dozvěděl.

3. Nechejte za sebe psát počítač

Přečtěte si někdy krátce po sobě dva nebo tři libovolné e-maily, které jste v posledním týdnu poslali, a zkuste v nich najít opakovaně užívané fráze a věty. Budete se divit, kolik stejných pasáží budou zprávy obsahovat. Toho lze na počítačích s operačním systémem Windows jednoduše využít například pomocí programu PhraseExpress, který si dokáže zapamatovat nejpoužívanější fráze a ty při psaní automaticky dokončovat. Stejně tak tomuto programu můžete vysvětlit, že za vás má při zahájení e-mailu místo písmen "dd" automaticky napsat "Dobrý den".

Vhodné je také využívání automatických podpisů, které na konec zpráv umí vkládat každý e-mailový klient, a dokonce již i téměř každé webové rozhraní poskytovatele e-mailových služeb. Nevěřili byste, kolik času lze ušetřit tím, že na konec každé zprávy nebudete muset vypisovat své jméno, příjmení, pracovní pozici a telefonní číslo.

4. Dostaňte pod kontrolu newslettery

Newslettery jsou vedle spamů snad tou nejvíce obtěžující věcí, která na vás v e-mailových schránkách číhá. Dvojnásob to platí v případech, kdy jste si na 99 % jisti, že pravidelná hlášení a nabídky dostáváte i od firem a služeb, kterým jste svoji e-mailovou adresu nikdy nesvěřili. Bez ohledu na to, zda jste se k odběru novinek přihlásili vědomě, mají zasilatelé těchto e-mailů povinnost příjemce informovat o možnosti jednoduchého ukončení jejich odběru.

Využíváte-li emailovou schránku zřízenou přes Gmail, Google Apps, AOL, Yahoo! nebo Hotmail, můžete se z přijímání nezajímavých či irelevantních newsletterů jednoduše vyvázat pomocí služby Unroll.me. Ta vyfiltruje všechny vaše e-maily obsahující kromě informačního, obchodního či reklamního sdělení obsahují také odkaz označený anglickým slovíčkem "Unsubscribe", pod kterým se skrývá cesta ke konci odběru těchto e-mailů. Odhlásit česky psané newslettery bohužel Unroll.me zatím neumí, a tak v tomto případě nezbývá, než na konci zpráv nadále pátrat po odkazu "Odhlásit se z odběru".

5. Oddělte striktně profesní a soukromý život

Svoji e-mailovou adresu byste měli stejně jako třeba rodné číslo považovat za citlivý osobní údaj a podle toho byste s ní také měli zacházet. Důsledně byste kromě toho také měli rozlišovat mezi osobní a pracovní korespondencí a tyto dva komunikační kanály byste nikdy neměli nechat procházet jedinou e-mailovou schránkou. Vždy byste tak měli mít minimálně dvě e-mailové adresy, jednu pro komunikaci s kolegy, zákazníky a klienty a druhou pro ryze osobní účely.

Od věci není ani využívání třetí e-mailové schránky určené pro jednorázové registrace, které mohou být potenciálním zdrojem nevyžádaného spamu či jiných obtěžujících zpráv. V tomto případě se navíc nemusíte ani zatěžovat povinností pamatovat si další adresu a heslo. Se službami guerrillamail.com nebo mailinator.com si můžete bez registrace během několika málo vteřin vytvořit neomezený počet e-mailových schránek, do nichž si můžete nechat zasílat například validační maily služeb, které chcete vyzkoušet, abyste zjistili, zda vám vůbec k něčemu budou. Přesvědčíte-li se poté o jejich spolehlivosti a bezpečnosti, můžete registraci zopakovat se svým skutečným e-mailem.

Zdroj: Yahoo!