Jak napsat e-mail, abyste dostali kladnou odpověď

Pomocí e-mailů dnes vyřizujeme naprostou většinu záležitostí. Komunikujeme tak nejen se svými přáteli a kolegy z práce, ale i donedávna virtuálně nedostupnými úřady a byrokracií zatíženými bankami. Pokud se v blízké době chystáte psát e-mail s žádostí o radu nebo požadavkem na zprostředkování libovolné služby, dobře si zapamatujte následujících šest kroků.

1. Používejte důvěryhodnou e-mailovou adresu

První věc, které si příjemce vašeho e-mailu všimne, je adresa, ze které mu zpráva přišla. Manželce klidně piště ze schránky s vaší přezdívkou, všechny ostatní e-maily však odesílejte výhradně z adresy, ve které je obsaženo vaše jméno. Odešlete-li odpověď na nabídku práce z adresy forrestgump@neco.cz, můžete si být takřka jisti, že se zpětné reakce nedočkáte. Jména filmových hrdinů jsou stejně jako hypokoristika, tedy zdrobněliny a domácké obměny osobních jmen, přísně zakázaná.

Jste-li ochotni do sebe investovat kolem pěti set korun ročně, neváhejte a pořiďte si vlastní internetovou doménu, na které si můžete zřídit prakticky neomezený počet e-mailových schránek. Uznejte, že adresa info@adamnovak.cz vypadá profesionálně a mezi zprávami odeslanými ze Seznamu nebo Googlu adresáta okamžitě zaujme.

2. Dejte si záležet na předmětu zprávy

Pokud je adresa, ze které byl e-mail odeslán, tím prvním, čeho si jeho příjemce všimne, je druhou věcí, kterou adresát vidí, předmět zprávy. Ten je mnohdy ještě důležitější než samotná adresa odesílatele, protože se podle něj člověk rozhoduje, zda e-mail vůbec otevře. Zkuste si vzpomenout, podle čeho identifikujete spamy, které propadly vaším bezpečnostním filtrem. Většina lidí okamžitě zbystří, když byť jen koutkem oka zahlédnou v kolonce "předmět" slova jako win, lottery, money nebo sex.

Předmět je zkrátka klíčovým elementem každého e-mailu a uškodit vám nemusí jen výše uvedené spolehlivé identifikátory spamu. Vyhněte se dlouhým větám a zapomeňte i na univerzální označení typu "Žádost o radu". Snažte se naopak vždy zvolit krátké a především výstižné označení, aby adresát zprávy ještě před jejím otevřením věděl, na co se jej ptáte, či co od něj požadujete.

3. Příliš se nerozepisujte a běžte přímo k věci

Buďte si jisti, že takřka nikdo vaše e-maily nečte od začátku do konce. Zaměstnancům ani podnikatelům příliš volného času nezbývá, a tak se není čemu divit, že ze všeho nejvíce nesnášejí zdržování a vyprázdněné řečnění.

Buďte při psaní e-mailu co nejstručnější a omezte vše nepodstatné na naprosté minimum. Ideální je pracovat s limitem, který říká, že byste vše důležité měli vystihnout maximálně v pěti větách. Odesláním několikastránkového e-mailu zbytečně riskujete, že vaše žádost o radu skončí ihned po otevření v koši. Pokud váš e-mailový klient podporuje formátování textu, využívejte tučné a podtržené písmo, abyste adresátovi přesně řekli, které pasáži má věnovat největší pozornost. Lidé také ocení, když svůj požadavek či žádost o radu na konci e-mailu ještě jednou na samostatném řádku zopakujete a označíte jako "Požadavek:" či "Dotaz:".

4. Nechte vyniknout svoji osobnost

Používáte při e-mailové komunikaci zcela běžně předpřipravené zprávy? Tak s tím okamžitě přestaňte. Být stručný v žádném případě neznamená být chladný a nudný. Na neosobní a unifikované e-maily jsou lidé takřka alergičtí. Jen si zkuste vzpomenout na poslední dopis, který vám přišel z banky a začínal oslovením "Vážená paní, vážený pane". Četli jste ho vůbec, nebo putoval z poštovní schránky přímo do koše?

Lidé mají rádi osobní přístup, oslovení jménem nebo vyjádření pochvaly či obdivu. Buďte zkrátka při psaní e-mailu sami sebou. Nesnažte se vyjadřovat jako úřednický matador, který i ve svém osobním životě mluví jako postava z Havlovy Zahradní slavnosti. Chovejte se ke svému protějšku i v elektronické komunikaci přátelsky a uctivě zároveň, buďte profesionální i zábavní. Na e-mail, ze kterého na první pohled vyzařuje váš zájem, budou lidé odpovídat s radostí.

5. Dovoluje-li to situace, určete pro odpověď deadline

Většina lidí se při psaní e-mailu spoléhá na to, že jim jeho adresát automaticky odpoví ještě téhož dne. Málokdo si ale dokáže představit, kolik e-mailů denně někteří lidé musí vyřizovat. Nepíšete-li o radu zrovna řediteli společnosti, v níž pracujete, nebojte se v textu uvést, v jakém časovém horizontu odpověď očekáváte. Nemusíte nutně uvádět konkrétní den či hodinu, stačí, když napíšete, že byste reakci potřebovali v horizontu tří dnů nebo například týdne.

Vytížení lidé vám budou za každý deadline vděční a naprostá většina z nich si při čtení takového e-mailu okamžitě udělá poznámku do svého diáře. V opačném případě se vaše zpráva v 99 % případů ocitne ve složce "Vyřídit později", odkud již s trochou nadsázky není návratu.

6. Před odesláním si zprávu prohlédněte v mobilním telefonu

Ačkoli se chytré telefony v posledních letech staly běžnou součástí našich životů, většina lidí stále při psaní e-mailů používá raději klasické počítače a notebooky. Plnohodnotná hardwarová klávesnice zkrátka stále skrývá jisté přednosti, které ani dotykové ovládání mobilů nahradit nedokázalo. Když však jde o čtení e-mailů, dává většina lidí přednost právě přenosným zařízením.

Vždy, než svůj dotaz či požadavek odešlete, proto danou zprávu nechte doručit do vlastní e-mailové schránky a zkontrolujte ji na mobilním telefonu či tabletu. Rozsah zprávy, který na velkém monitoru klasického počítače vypadá jako přijatelný, se na malém displeji mobilního telefonu často promění v román, jehož délka od čtení odradí i zaryté knihomoly.

Zdroj: 99u.com