Jak se nestát otrokem svého e-mailu
|

Jak se nestát otrokem svého e-mailu

Moderní technologie, zejména internet, přinesly do našeho života nové, v minulosti netušené možnosti, ale také nové a často nepochopitelné závislosti. Lidé si zvykli na kontakt se světem do takové míry, že jsou bez něj někdy jednoduše nesví. Je to přitom hodně neefektivní.

Zaměstnání Komunikace Mezilidské a pracovní vztahy

Je smutné, že namísto toho, aby nám internet přinesl nové možnosti v učení nebo dostupnosti informací, dělá z nás často otroky, kteří mají potřebu kontrolovat svůj status na sociálních sítích (podle jedné studie je například běžné, že se mladí lidé kvůli kontrole statusu na sociálních sítích budí v noci ze spaní) nebo elektronickou poštu. Stává se z toho něco, co uvolňuje dopamin, jeden z "hormonů štěstí", stejně jako sex, drogy nebo hazard.

Podle průzkumu společnosti Adobe si dva z pěti zaměstnanců přejí dostávat méně e-mailů. Studie společnosti Reachmail naproti tomu ukázala, že až 70 % lidí kontroluje pracovní e-maily po šesté hodině večer, obvykle na ně přitom lidé reagují během jedné hodiny.

"Lidé musejí pochopit, že problém s e-mailem je do značné míry jejich vlastní vina," říká Kevin Kruse, autor knihy 15 Secrets Successful People Know About Time Management. "Rádi kontrolujeme nové věci. Mnozí z nás kontrolují poštu jen kvůli strachu, aby něco nepropásli."

Jak omezit čas strávený kontrolou elektronické pošty a využít jej na důležitější věci?

1. Zařaďte vyřizování e-mailů do denního rozvrhu

"Úspěšní lidé berou elektronickou poštu jako kterýkoli jiný pracovní úkol. Naplánují ji, zahrnou do kalendáře a v určeném čase ji vyřeší," říká Kruse, který doporučuje kontrolovat e-mail třikrát denně - ráno, okolo oběda a večer. "Mnoho milionářů, s nimiž jsem mluvil, kontroluje vlastní e-mail jednou denně," doplňuje Kruse s tím, že není důležitý čas strávený u pošty, ale efektivita a naplánování, stejně jako u kterékoli jiné pracovní činnosti. "Možná na to potřebujeme tři hodiny, možná pouze 30 minut, ale hlavní je to dělat cíleně," uzavírá Kruse.

2. Omezte kopie

Omezit čas potřebný na kontrolu pošty lze i tím, že se omezí počet odesílaných kopií. "V podstatě lze říci, že čím méně e-mailů pošlete, tím méně jich dostanete. Jedna velká energetická společnost uvedla, že snížila celkové množství e-mailů o více než 50 % jen tím, že radila lidem popřemýšlet, než pošlou e-mail," tvrdí Kruse.

3. Nastavte si pravidla

Dalším způsobem, jak výrazně omezit čas strávený čtením e-mailů, je filtrování určitých druhů zpráv do samostatných složek. Podle Alexandry Samuelové, autorky knihy Work Smarter with Social Media: A Guide to Managing Evernote, Twitter, LinkedIn, and Your Email, by uživatelé měli využívat možnosti, které jim nabízí poskytovatel e-mailové služby, a umisťovat nedůležité zprávy do oddělených složek. Tuto poštu pak mohou vyřídit ve volném čase. "Čím více budete používat pravidla v tom, která pošta je důležitá, tím méně času strávíte zprávami, které nejsou pro vaši práci podstatné," říká Samuelová.

4. Přestaňte používat poštu jako seznam úkolů

Mnoho lidí využívá elektronickou poštu jako úložiště úkolů a poznámkový blok. Nechávají si pak mnoho zpráv na pozdější vyřízení. Podle Kruseho je to strašně neefektivní. On sám si zvykl při práci s e-mailem na 4 základní pravidla:

  • Pokud nejde o nic důležitého, zprávu ihned smaže.
  • Pokud může, zprávu přepošle a úkoly z ní deleguje na někoho jiného.
  • Když to nelze udělat, zeptá se sám sebe, zda ji zvládne vyřídit do pěti minut. Pokud ano, odpoví nebo udělá, co je potřeba.
  • Pokud by pět minut nestačilo, odloží věc na později. "Ale namísto ponechání zprávy ve schránce přesunu nevyřízenou poštu do svého kalendáře na konkrétní datum a čas, kdy se jí budu moci věnovat," doplňuje Kruse.

5. Dejte to vědět ostatním

Podle Kruseho je dobré dát vědět kolegům a nadřízeným, že poštu máte v plánu vyřizovat jen v určité době. Je dobré se jich zeptat, zda s tím nemají problém, ale pokud bude záminkou zvýšená produktivita a efektivita využívání času v práci, neměl by to být problém.

Zdroj: Fastcompany.com
Co musíte ráno vědět (30. března)
Co musíte ráno vědět (30. března)
00:00

Co musíte ráno vědět (30. března)

Jak světové trhy zakončily uplynulý týden, jaké novinky o víkendu zazněly v českých luzích a hájích na téma podpory...
Musíte vědět
Realitní firmy: Zrušení daně z nabytí nemovitosti by bylo správné
včera v 20:08

Realitní firmy: Zrušení daně z nabytí nemovitosti by bylo správné

Zrušení daně z nabytí nemovitosti, které navrhuje ministryně financí Alena Schillerová, by byl správný krok, který by...
Nemovitosti Realitní trh Daně
Odložení splátek úvěrů podle odborníků může pomoci
včera v 17:56

Odložení splátek úvěrů podle odborníků může pomoci

Odložení splátek úvěrů na půl roku, které navrhuje ministerstvo financí, pomůže firmám posunout problém s dostatkem...
Půjčky Banky Koronavirus
Banky: Několikaměsíční odložení splátek klientům již nabízíme
včera v 16:45

Banky: Několikaměsíční odložení splátek klientům již nabízíme

Banky několikaměsíční odložení splátek hypoték a úvěrů kvůli koronaviru již umožňují. Tímto vyjádřením reagovaly na...
Koronavirus Úvěry Hypotéky
V PONDĚLÍ V 10.00 ŽIVĚ: Expertní tržní výhled
V PONDĚLÍ V 10.00 ŽIVĚ: Expertní tržní výhled
včera v 16:00

V PONDĚLÍ V 10.00 ŽIVĚ: Expertní tržní výhled

Další týden plný extrémních tržních výkyvů, podpora ekonomiky ze strany vlád i centrálních bank, kondice jednotlivých...
Světové akcie Americké akcie Akcie ČR
DPA: Německá ekonomika by podle analytiků mohla klesnout o 5 procent
včera v 13:39

DPA: Německá ekonomika by podle analytiků mohla klesnout o 5 procent

Německá ekonomika by podle analytiků mohla v letošním roce kvůli koronaviru klesnout zhruba o pět procent, tedy...
Německo Výhled na rok 2020 Koronavirus
Opozice souhlasí s odložením splátek hypoték a úvěrů
včera v 13:35

Opozice souhlasí s odložením splátek hypoték a úvěrů

Opozice souhlasí s návrhem ministryně financí Aleny Schillerové (za ANO) na odložení splátek hypoték a úvěrů. Její...
Česká republika Česká ekonomika Hypotéky
Politico: Důsledky škrtů oslabily španělské zdravotnictví
včera v 12:40

Politico: Důsledky škrtů oslabily španělské zdravotnictví

Ohromující nárůst počtu obětí, které si ve Španělsku vyžádala pandemie způsobená koronavirem, zaměřil pozornost na...
Španělsko Zdravotnictví a zdravotní péče Evropská ekonomika
Ministerstvo financí navrhuje zrušit daň z nabytí nemovitosti, chce…
včera v 12:35

Ministerstvo financí navrhuje zrušit daň z nabytí nemovitosti, chce rozhýbat trh

Ministryně financí Alena Schillerová (za ANO) navrhne vládě, aby byla zrušena čtyřprocentní daň z nabytí nemovitosti,...
Česká republika Česká ekonomika Podpora ekonomiky
Havlíček: Do 30. června by mohlo v ekonomice chybět až 700 miliard Kč
včera v 12:20

Havlíček: Do 30. června by mohlo v ekonomice chybět až 700 miliard Kč

Podle ministra průmyslu a obchodu Karla Havlíčka (za ANO) by mohly do 30. června v ekonomice chybět zdroje za 600 až...
Česká republika Česká ekonomika Ekonomické a politické hrozby
Ministerstvo financí chce půlroční plošný odklad splácení hypoték i…
včera v 12:10

Ministerstvo financí chce půlroční plošný odklad splácení hypoték i dalších úvěrů

Ministryně Alena Schillerová (za ANO) navrhne ve středu vládě moratorium na splácení hypoték, spotřebitelských i...
Česká republika Česká ekonomika Koronavirus
Ministerstvo pro místní rozvoj požádalo Evropskou komisi o posun…
včera v 11:42

Ministerstvo pro místní rozvoj požádalo Evropskou komisi o posun termínu na odpověď o střetu zájmů premiéra Babiše

Ministerstvo pro místní rozvoj požádalo Evropskou komisi o odklad pro odpověď na závěrečnou auditní zprávu ke střetu...
Česká republika Strukturální fondy EU, operační programy, komunitární programy, národní programy Politika
Slovensko dá miliardu eur měsíčně na pomoc firmám i zaměstnancům
včera v 10:42

Slovensko dá miliardu eur měsíčně na pomoc firmám i zaměstnancům

Slovenská vláda v souvislosti s koronavirovou nákazou oznámila balík přímé finanční pomoci zaměstnancům, firmám a...
Slovensko Podpora ekonomiky Koronavirus
Průzkum: Dvě třetiny firem by ocenily, kdyby ČNB posílila korunu
včera v 10:05

Průzkum: Dvě třetiny firem by ocenily, kdyby ČNB posílila korunu

Dvě třetiny českých firem by ocenily, pokud by Česká národní banka zasáhla formou intervencí a podpořila oslabující...
Byznys a podnikání Česká koruna EUR/CZK
The Economist: Ruská ekonomika je izolovaná od globálního kolapsu
The Economist: Ruská ekonomika je izolovaná od globálního kolapsu
28. 3. 2020 21:48

The Economist: Ruská ekonomika je izolovaná od globálního kolapsu

Vladimir Putin se nepochybně cítí samolibě. Ruská ekonomika by měla být v krizi, ale není. COVID-19 nyní vyvolává...
Rusko Ekonomické a politické hrozby Koronavirus
Rosněfť končí své aktivity ve Venezuele, čeká konec amerických sankcí
28. 3. 2020 19:51

Rosněfť končí své aktivity ve Venezuele, čeká konec amerických sankcí

Státem kontrolovaná ruská ropná společnost Rosněfť oznámila ukončení svého podnikání ve Venezuele. Svá aktiva v této...
Venezuela Rusko Ropa
Schillerová: Stát bude hradit skutečnou škodu, ušlý zisk nikoli
28. 3. 2020 17:23

Schillerová: Stát bude hradit skutečnou škodu, ušlý zisk nikoli

Stát bude hradit skutečnou škodu, která lidem vznikne kvůli opatřením proti koronavirové epidemii. Ministryně financí...
Česká republika Česká ekonomika Podpora ekonomiky
Japonský premiér slíbil zmírnit dopady pandemie na ekonomiku
28. 3. 2020 17:06

Japonský premiér slíbil zmírnit dopady pandemie na ekonomiku

Japonský premiér Šinzó Abe slíbil bezprecedentní balíček kroků, které mají zmírnit dopady pandemie koronaviru na...
Japonsko Asijská ekonomika Koronavirus
Společnost OneWeb požádala o bankrotovou ochranu před věřiteli
28. 3. 2020 15:21

Společnost OneWeb požádala o bankrotovou ochranu před věřiteli

Společnost OneWeb, která plánovala vytvořit celosvětovou satelitní internetovou síť, požádala ve Spojených státech o...
Internet Bankrot Spojené státy americké (USA)
Italský premiér vyzval EU ke společným dluhopisům, Evropská komise to…
Italský premiér vyzval EU ke společným dluhopisům, Evropská komise to…
28. 3. 2020 14:39

Italský premiér vyzval EU ke společným dluhopisům, Evropská komise to odmítá

Italský premiér Giuseppe Conte vyzval Evropskou unii, aby začala vydávat "evropské dluhopisy pro oživení ekonomiky",...
Evropská unie Ekonomické a politické hrozby Koronavirus