9 největších chyb při psaní předmětu e-mailu

1. Žádný předmět

Chybějící předmět je jednou z největších chyb, jakou můžete udělat. Zapomínat se nevyplácí, předmět má být tou nejdůležitější součástí e-mailu, která rozhoduje o tom, zda příjemce zprávu vůbec otevře. E-mail bez předmětu putuje často rovnou do koše, snadno se ztratí nebo příjemce naštve, že aby se vůbec dozvěděl, o co jde, musí nejdříve "rozkliknout" celou zprávu. Některé e-maily bez předmětu také neprojdou spamovým filtrem.

2. Příliš mnoho slov

Typická kolonka pro předmět umožňuje napsat 60 znaků, některá mobilní zařízení vám ale zobrazí jen 25 až 30. V současnosti je podle údajů SaneBox 50 % e-mailů čteno na mobilních zařízeních. Pokud tedy napíšete více než 6 nebo 8 slov a to nejdůležitější nezmíníte na začátku, je možné, že se sdělení k příjemci ani nedostane.

3. Příliš vágní

Předmět by měl hned prozradit, o co v e-mailu jde, aby mohl příjemce určit jeho prioritu, než jej otevře. Nemá smysl psát obecný nebo nejasný předmět e-mailu. Vždy se snažte stručně a jasně pojmenovat záležitost, kterou v mailu řešíte, s použitím logických klíčových slov, jež se dají i později snadno dohledat.

4. Zbytečné slovní obraty

I když máte čas a zbývá vám dost místa, neplýtvejte zbytečnými slovy, která můžete zahrnout až do obsahu zprávy, jako jsou například pozdrav, poděkování a podobně.

5. Všechno kapitálkami

Velká písmena sice spolehlivě upoutají pozornost, ale nevhodně. Jsou digitálním ekvivalentem zvýšeného hlasu a tento styl komunikace je v byznysu nejméně žádoucí. Pro oddělení dvou rozdílných myšlenek raději využívejte pomlčky, středníky či jiné oddělovače. Vyvarujte se hlavně vykřičníků.

6. Pár teček

V předmětu začnete větou, která končí třemi tečkami, a sdělení pokračuje v těle zprávy, takže je příjemce nucen e-mail otevřít. Úplně špatně! Zvažte, zda v případě naléhavé otázky nebo jinak složitého sdělení není vhodné zvolit jiný druh komunikace, například telefonát nebo chat.

7. Na špatné adrese

Chyby vznikající z postupu "CTRL+C a CTRL+V" jsou bohužel velmi častým neduhem pisatelů e-mailů. Pokud stejný e-mail posíláte více osobám, nezapomeňte přizpůsobit každému i předmět, pokud v něm máte personalizované informace. V opačném případě si můžete přivodit slušné faux-pas.

8. Bez naléhavosti

Lidé často již z předmětu usuzují, zda je nutné číst e-mail hned, nebo ho lze odložit na později. Pokud potřebujete odpověď ihned, vyjasněte to v předmětu a klidně rovnou připojte deadline. Pokud není potřeba reakce, můžete třeba uvést zkratku FYI ("for your information").

9. Anonymně

Pokud se ucházíte o práci, kterou vám někdo doporučil, uveďte jeho jméno již v předmětu, abyste minimalizovali riziko, že příjemce zprávu rovnou vyhodí nebo založí.

Zdroj: Business Insider