Jak se nestát otrokem svého e-mailu

Je smutné, že namísto toho, aby nám internet přinesl nové možnosti v učení nebo dostupnosti informací, dělá z nás často otroky, kteří mají potřebu kontrolovat svůj status na sociálních sítích (podle jedné studie je například běžné, že se mladí lidé kvůli kontrole statusu na sociálních sítích budí v noci ze spaní) nebo elektronickou poštu. Stává se z toho něco, co uvolňuje dopamin, jeden z "hormonů štěstí", stejně jako sex, drogy nebo hazard.

Podle průzkumu společnosti Adobe si dva z pěti zaměstnanců přejí dostávat méně e-mailů. Studie společnosti Reachmail naproti tomu ukázala, že až 70 % lidí kontroluje pracovní e-maily po šesté hodině večer, obvykle na ně přitom lidé reagují během jedné hodiny.

"Lidé musejí pochopit, že problém s e-mailem je do značné míry jejich vlastní vina," říká Kevin Kruse, autor knihy 15 Secrets Successful People Know About Time Management. "Rádi kontrolujeme nové věci. Mnozí z nás kontrolují poštu jen kvůli strachu, aby něco nepropásli."

Jak omezit čas strávený kontrolou elektronické pošty a využít jej na důležitější věci?

1. Zařaďte vyřizování e-mailů do denního rozvrhu

"Úspěšní lidé berou elektronickou poštu jako kterýkoli jiný pracovní úkol. Naplánují ji, zahrnou do kalendáře a v určeném čase ji vyřeší," říká Kruse, který doporučuje kontrolovat e-mail třikrát denně - ráno, okolo oběda a večer. "Mnoho milionářů, s nimiž jsem mluvil, kontroluje vlastní e-mail jednou denně," doplňuje Kruse s tím, že není důležitý čas strávený u pošty, ale efektivita a naplánování, stejně jako u kterékoli jiné pracovní činnosti. "Možná na to potřebujeme tři hodiny, možná pouze 30 minut, ale hlavní je to dělat cíleně," uzavírá Kruse.

2. Omezte kopie

Omezit čas potřebný na kontrolu pošty lze i tím, že se omezí počet odesílaných kopií. "V podstatě lze říci, že čím méně e-mailů pošlete, tím méně jich dostanete. Jedna velká energetická společnost uvedla, že snížila celkové množství e-mailů o více než 50 % jen tím, že radila lidem popřemýšlet, než pošlou e-mail," tvrdí Kruse.

3. Nastavte si pravidla

Dalším způsobem, jak výrazně omezit čas strávený čtením e-mailů, je filtrování určitých druhů zpráv do samostatných složek. Podle Alexandry Samuelové, autorky knihy Work Smarter with Social Media: A Guide to Managing Evernote, Twitter, LinkedIn, and Your Email, by uživatelé měli využívat možnosti, které jim nabízí poskytovatel e-mailové služby, a umisťovat nedůležité zprávy do oddělených složek. Tuto poštu pak mohou vyřídit ve volném čase. "Čím více budete používat pravidla v tom, která pošta je důležitá, tím méně času strávíte zprávami, které nejsou pro vaši práci podstatné," říká Samuelová.

4. Přestaňte používat poštu jako seznam úkolů

Mnoho lidí využívá elektronickou poštu jako úložiště úkolů a poznámkový blok. Nechávají si pak mnoho zpráv na pozdější vyřízení. Podle Kruseho je to strašně neefektivní. On sám si zvykl při práci s e-mailem na 4 základní pravidla:

• Pokud nejde o nic důležitého, zprávu ihned smaže.
• Pokud může, zprávu přepošle a úkoly z ní deleguje na někoho jiného.
• Když to nelze udělat, zeptá se sám sebe, zda ji zvládne vyřídit do pěti minut. Pokud ano, odpoví nebo udělá, co je potřeba.
• Pokud by pět minut nestačilo, odloží věc na později. "Ale namísto ponechání zprávy ve schránce přesunu nevyřízenou poštu do svého kalendáře na konkrétní datum a čas, kdy se jí budu moci věnovat," doplňuje Kruse.

5. Dejte to vědět ostatním

Podle Kruseho je dobré dát vědět kolegům a nadřízeným, že poštu máte v plánu vyřizovat jen v určité době. Je dobré se jich zeptat, zda s tím nemají problém, ale pokud bude záminkou zvýšená produktivita a efektivita využívání času v práci, neměl by to být problém.

Zdroj: Fastcompany.com